URADNO POJASNILO

Elektronski računi

Ključne besede
ZDDV-1G - elektronsko izdajanje računov - elektronski računi

Pojasnilo DURS
Z Zakonom o spremembah in dopolnitvah Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1G), ki je bil objavljen v Uradnem listu št. 83 z dne 6. 11. 2012, se med drugimi spreminja tudi vsebina 84. in 86. člena ZDDV-1, v povezavi s temi spremembami pa se s Pravilnikom o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost, objavljenim v Uradnem listu št. 102 z dne 21. 12. 2012, spreminjajo določbe 152. člena, črtata pa 151. in 153. člen.

V nadaljevanju pojasnjujemo spremenjene določbe in odgovarjamo na nekatera pogosta vprašanja davčnih zavezancev.

1. Zakonske določbe in povzetek pojasnil TAXUD glede elektronskega izdajanja računov

S spremenjenim 84. členom Zakona o davku na dodano vrednost – ZDDV-1 (Uradni list RS, št. 13/11-UPB3, 18/11, 78/11, 38/12 in 83/12) se uvaja enakovredna obravnava papirnatih in elektronskih računov, s čimer naj bi se odpravile ovire za elektronsko izdajanje računov. Sprememba naj bi spodbudila k uporabi elektronskega izdajanja računov, saj omogoča svobodno odločanje o zagotavljanju pristnosti izvora, celovitosti vsebine in čitljivosti.

V skladu z določbo četrtega odstavka 84. člena morajo biti pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa v papirnati ali v elektronski obliki zagotovljene od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. Vsak davčni zavezanec določi način zagotovitve pristnosti izvora, celovitosti vsebine in čitljivosti računa. Ta se lahko zagotavlja s postopki za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo revizijsko sled med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo. Pristnost izvora in celovitost vsebine elektronskega računa se lahko zagotavljata tudi z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo podatkov (EDI).

»Pristnost izvora« računa je opredeljena v petem odstavku 84. člena ZDDV-1 in pomeni zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja računa.

»Celovitost vsebine« računa v skladu s šestim odstavkom 84. člena ZDDV-1 pomeni, da vsebina računa, ki je zahtevana v skladu s tem zakonom, po izdaji računa ni bila spremenjena.

Tudi iz uvodnih izjav Direktive Sveta 2010/45/EU z dne 13. julija 2010 o spremembah Direktive 2006/112/ES o skupnem sistemu davka na dodano vrednost glede pravil o izdajanju računov izhaja, da bi morali računi odražati dejansko dobavo, zato bi morala biti zagotovljena njihova pristnost, kakor tudi celovitost in čitljivost. Za vzpostavitev jasnih revizijskih sledi med računi in dobavami se lahko uporabijo postopki za nadzor poslovanja, s čimer se zagotovi, da vsi računi (bodisi v papirni bodisi elektronski obliki) ustrezajo tem zahtevam.

Pristnost in celovitost elektronskih računov se lahko zagotovi tudi z uporabo določenih obstoječih tehnologij, kot so elektronska izmenjava podatkov (EDI) in napredni elektronski podpisi. Navedeni tehnologiji sta našteti le primeroma, pri čemer pa se zavezanci sami dogovorijo, kako in na kakšen način ter s katerimi tehnologijami bodo zagotavljali pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa.

Iz navedenega izhaja, da lahko davčni zavezanci zagotovijo pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa na naslednje načine:
• s postopki za nadzor poslovanja, ki vzpostavijo zanesljivo revizijsko sled med računi in dobavami,
• z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo podatkov,
• z drugimi tehnologijami.
Podrobneje pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računov v Direktivi Sveta 2010/45/EU in v ZDDV-1 niso opredeljeni.

GD TAXUD je glede zahtev za papirne in elektronske račune izdal praktične in neformalne smernice, dostopne na naslednji spletni strani.

Njihov namen je pomagati državam članicam pri bolj usklajenem izvajanju in uporabi teh členov v nacionalni zakonodaji ter pomagati podjetjem s praktičnimi vidiki.

V nadaljevanju povzemamo te smernice in opozarjamo, da se nanašajo le na vidik DDV zakonodaje, ne pa tudi ostale davčne zakonodaje.

V smernicah so izrazi, uporabljeni v direktivi, opredeljeni na naslednji način:
• Elektronski računi
Za namene te direktive (posledično tudi ZDDV-1) je „elektronski račun“ račun, ki vsebuje predpisane informacije iz te direktive in ki je bil izdan in prejet v kateri koli elektronski obliki.

Da lahko upoštevamo račun kot elektronski račun, mora biti izdan in prejet v kateri koli elektronski obliki zapisa. Obliko zapisa določi davčni zavezanec.

Račun je lahko v obliki strukturiranih sporočil (kot je XML) z ustrezno vizualizacijo ali drugih vrst elektronskih oblik (kot je e-pošta s prilogo PDF ali sporočilo, prejeto po telefaksu v elektronski obliki in ne v papirni obliki).

Tako kot papirni račun mora tudi elektronski račun vsebovati podatke, ki jih zahteva direktiva o DDV.

Vsi računi, ki so ustvarjeni v elektronski obliki, se v skladu z opredelitvijo ne štejejo za »elektronski račun«. Računi, ki so ustvarjeni v elektronski obliki, na primer z računovodsko programsko opremo ali programsko opremo za obdelavo besedil in ki so poslani in prejeti v papirni obliki, niso elektronski računi.

Kot elektronski računi pa se lahko štejejo računi, ki so ustvarjeni v papirni obliki in ki se optično preberejo, pošljejo in prejmejo pa prek e-pošte.

Torej ni pomembna vrsta elektronske oblike računa, ampak dejstvo, da je račun v elektronski obliki, ko je izdan in prejet. To omogoča pošiljanje in prejemanje elektronskih računov v eni obliki zapisa, ki se lahko nato pretvori v drugo.
• Sprejem s strani prejemnika
Prejemnik računa se mora strinjati z uporabo elektronskega računa.

Izrecna navedba, da se mora prejemnik strinjati z uporabo elektronskih računov, je utemeljena zlasti zaradi tehničnih zahtev za prejem elektronskega računa ali zmožnosti prejemnika, da zagotovi pristnost, celovitost in čitljivost, ki jih je morda treba zagotoviti za prejem elektronskih računov in ne obstajajo za papirne račune.

Glede na to, da je treba papirne in elektronske račune obravnavati enako, se lahko sprejem elektronskega računa s strani prejemnika določi na podoben način, kot velja za sprejem papirnega računa s strani prejemnika. To lahko vključuje kakršen koli formalni ali neformalni pisni sprejem ali sprejem s tihim soglasjem, na primer z obdelavo ali plačilom prejetega računa.

V vsakem primeru je odločitev za uporabo elektronskih računov odvisna izključno od dogovora med poslovnimi partnerji.
• Pristnost izvora
»Pristnost izvora« pomeni zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja računa.

Pristnost izvora računa je obveznost davčnega zavezanca, za katerega se dobavlja blago ali opravljajo storitve, ter davčnega zavezanca, ki dobavo opravlja. Oba lahko pristnost izvora zagotovita neodvisno drug od drugega.

Upoštevati je treba štiri elemente:

1. Zagotovitev dobavitelja

Dobavitelj mora po potrebi zagotoviti, da je račun izdal on ali da je bil račun izdan v njegovem imenu in za njegov račun. To lahko zagotovi tako, da račun evidentira v računovodskih listinah. Pri samofakturiranju ali kadar račun izda tretja oseba, se to lahko dokaže z dokazili.

2. Zagotovitev prejemnika

Davčni zavezanec, za katerega je dobava opravljena, mora po potrebi zagotoviti, da je prejeti račun od dobavitelja ali izdajatelja računa.

Glede na to ima davčni zavezanec dve možnosti. Prva možnost pomeni preverjanje pravilnosti informacij o identiteti dobavitelja, ki so navedene na računu. Druga možnost je povezana z zagotovitvijo identitete izdajatelja računa.

a) Zagotovitev identitete dobavitelja
Identiteta dobavitelja je podatek, ki mora biti na računu vedno naveden. Vendar to samo po sebi ni dovolj za zagotovitev pristnosti izvora. Prejemnik mora v tem primeru zagotoviti, da je dobavitelj, ki je naveden na računu, dejansko dobavil blago ali opravil storitve, na katere se nanaša račun. Davčni zavezanec lahko za izpolnitev te obveznosti uporabi katere koli postopke za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo revizijsko sled med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo.

b) Zagotovitev identitete izdajatelja računa
Davčni zavezanec lahko identiteto izdajatelja računa zagotovi na primer z naprednim elektronskim podpisom ali elektronsko izmenjavo podatkov. Ne glede na to, morajo računi odražati dejanske dobave.

Zagotovitev identitete izdajatelja računa se lahko uporablja za primere, v katerih je račun izdal dobavitelj ali tretja oseba, ali v primeru samofakturiranja.
• Celovitost vsebine
»Celovitost vsebine« pomeni, da vsebina, ki je zahtevana v skladu z ZDDV-1, ni bila spremenjena.

Vsebina računa, za katero je treba zagotoviti celovitost, je opredeljena v ZDDV-1 v členih 82 in 83.

Celovitost vsebine računa je obveznost davčnega zavezanca, ki dobavo opravlja, ter davčnega zavezanca, za katerega je dobava opravljena. Oba lahko neodvisno drug od drugega izbereta način izpolnitve te obveznosti ali se na primer prek posebne tehnologije, kot je elektronska izmenjava podatkov ali napredni elektronski podpisi, skupaj dogovorita o zagotovitvi nespremenjene vsebine. Davčni zavezanec se lahko odloči, ali bo za izpolnitev obveznosti uporabljal na primer postopke za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo revizijsko sled med računom in dobavo, ali posebne tehnologije.

Dejstvo, da vsebina računa ni spremenjena (celovitost vsebine), ni povezano z obliko zapisa elektronskega računa. Če se vsebina računa, kot jo določa ZDDV-1, ne spremeni, se lahko oblika zapisa, v kateri je takšna vsebina, pretvori v druge oblike zapisa. Zato lahko prejemnik ali ponudnik storitev, ki deluje v svojem imenu, elektronske podatke pretvori ali jih prikaže drugače, da ustrezajo njegovemu informacijskemu sistemu ali da se upoštevajo tehnološke spremembe.

Če davčni zavezanec za izpolnitev zahteve glede celovitosti vsebine pri pretvorbi iz ene oblike zapisa v drugo uporabi napredni elektronski podpis, mora biti sprememba evidentirana v revizijski sledi.

Tudi če države članice v skladu z možnostjo iz člena 247(2) Direktive Sveta 2006/112/ES določijo, da je treba račun hraniti v izvirni papirni ali elektronski obliki, se lahko oblika računa v vsakem primeru preprosto spremeni.

Oblika pomeni vrsto računa (papirna ali elektronska), oblika zapisa pa je povezana s prikazom elektronskega računa. Sprememba oblike zapisa je lahko na primer sprememba prikaza datuma, npr. iz dd/mm/ll v llll/mm/dd, ali sprememba vrste datoteke, npr. XML.

ZDDV-1 v tretjem odstavku 86. člena določa, da mora davčni zavezanec račune hraniti v svoji izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago. Davčni zavezanec lahko račune, ne glede na njihovo izvirno obliko hrani tudi na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki. Če se računi hranijo z elektronskimi sredstvi, se morajo z elektronskimi sredstvi hraniti tudi podatki, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine, v skladu s 84. členom tega zakona. Drugi odstavek 152. člena Pravilnika o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost – pravilnik (Uradni list RS, št. 141/06, 52/07, 120/07, 21/08, 123/08, 105/09, 27/10, 104/10, 110/10, 82/11, 106/11, 108/11 in 102/12) natančneje pojasnjuje, da mora davčni zavezanec, ki hrani elektronske listine, ki so elektronsko podpisane z uporabo podatkov in sredstev za podpisovanje, hraniti komplementarne podatke in sredstva za preverjanje elektronskega podpisa enako dolgo, kot hrani elektronske listine.
• Čitljivost
Tudi čitljivost računa, v papirni ali elektronski obliki, se mora zagotoviti od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa.

Čitljivost računa pomeni, da ga lahko človek prebere. Takšen mora ostati do konca obdobja hrambe. Račun je mogoče prikazati tako, da je vsa vsebina v zvezi z DDV na papirju ali na zaslonu jasno berljiva, pri tem pa ni potrebna pretirana natančnost ali interpretacija, npr. sporočila elektronske izmenjave podatkov, sporočila XML in druga strukturirana sporočila v izvirni obliki zapisa ne veljajo za berljiva (kot berljiva se lahko štejejo po postopku pretvorbe).

Za elektronske račune je ta pogoj izpolnjen, če je račun mogoče na zahtevo prikazati v razumnem času na enak način, kot je določeno v 86. členu ZDDV-1 v povezavi s prvim odstavkom 152. člena pravilnika, brez odloga – vključno po postopku pretvorbe – v berljivi obliki na zaslonu ali v tiskani različici. Omogočeno mora biti preverjanje, da se informacije v izvirnem elektronskem dokumentu in prikazanem berljivem dokumentu niso spremenile.

Čitljivost elektronskega računa od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe se lahko zagotovi na kakršen koli način, pri čemer napredni elektronski podpis in elektronska izmenjava podatkov iz četrtega odstavka 84. člena ZDDV-1 sami po sebi ne zagotavljata čitljivosti.

Za zagotovitev čitljivosti mora biti v celotnem obdobju hrambe na voljo ustrezen in zanesljiv prikazovalnik za račune v elektronski obliki.
• Postopki za nadzor poslovanja
Postopek za nadzor poslovanja je postopek, ki ga oblikujejo, izvajajo in posodabljajo osebe, odgovorne (vodstvo, zaposleni in lastniki) za zagotavljanje razumnega zagotovila glede finančnega, računovodskega in regulativnega poročanja ter izpolnjevanja pravnih zahtev.

V povezavi s 84. členom ZDDV-1 to pomeni postopek, s katerim davčni zavezanec ustvari, izvaja in posodablja razumno raven zagotovila v zvezi z identiteto dobavitelja ali izdajatelja računa (pristnost izvora), glede tega, da vsebina v zvezi z DDV ni bila spremenjena (celovitost vsebine) in glede čitljivosti računa od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe.

Postopki za nadzor poslovanja morajo biti primerni glede na velikost, dejavnost in vrsto davčnega zavezanca ter morajo upoštevati število in vrednost transakcij ter število in vrsto dobaviteljev in prejemnikov. Kjer je ustrezno, je treba upoštevati tudi druge dejavnike.

Primer postopka za nadzor poslovanja je primerjava dokazil. Pomembnost, ki se pripisuje dokazilom, je odvisna od dejavnikov, kot sta stopnja neodvisnosti izdajatelja dokazil od davčnega zavezanca ter pomembnost teh dokazil v računovodskem postopku.

Pomemben vidik te vrste postopka za nadzor poslovanja je, da se račun preveri kot dokument v poslovnem in računovodskem postopku ter se ne obravnava kot samostojen dokument.

Računi so, ne glede na to, ali so v papirni ali elektronski obliki, običajno le eden od dokumentov (npr. naročilnica, pogodba, prevozna listina, poziv k plačilu itd.), ki so povezani s transakcijo in jo dokazujejo.

Za dobavitelja se račun lahko primerja z naročilnico, prevoznimi listinami in potrdilom o plačilu. Za prejemnika se račun lahko primerja s potrjeno naročilnico (potrdilo o nakupu), dobavnico, sporočilom o plačilu in nakazilu. Vendar so to le primeri značilnih dokumentov, ki so lahko na voljo, pri čemer se lahko z računom primerjajo tudi drugi dokumenti.
• Zanesljiva revizijska sled
V računovodstvu se revizijska sled lahko opiše kot dokumentirani tok transakcije od začetka, tj. od izvirnega dokumenta, kot je naročilnica, do konca, tj. do končne evidence v letnem računovodskem izkazu, in obratno, ki zagotavlja povezave med različnimi dokumenti v postopku. Revizijska sled vključuje izvirne dokumente, obdelane transakcije in sklice na povezavo med navedenimi elementi.

Revizijska sled se lahko šteje za zanesljivo, kadar je mogoče povezavi med dokazili in obdelanimi transakcijami preprosto slediti (če je na voljo dovolj podatkov za povezavo dokumentov), kadar je v skladu z navedenimi postopki in omogoča pregled postopkov, ki so bili dejansko izvedeni. To je mogoče zagotoviti na primer z dokumenti tretje osebe, npr. bančnimi izpiski, dokumenti prejemnika ali dobavitelja (dokumenti druge strani) in notranjim nadzorom npr. ločitvijo nalog.

Za namene DDV mora revizijska sled, kot je določeno v četrtem odstavku 84. člena ZDDV-1, zagotoviti preverljivo povezavo med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo, da se omogoči preverjanje, ali račun odraža, da je bilo blago dobavljeno ali storitev opravljena.

Način, na katerega lahko davčni zavezanec dokaže povezavo med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo, določi davčni zavezanec. Uporabijo se lahko na primer različni dokumenti, kot so naročilnica, prevozne listine in sam račun, pri katerih obstaja sled primerjave navedenih dokumentov ali le dejstvo, da se ti trije dokumenti dejansko ujemajo.
• Napredni elektronski podpis in elektronska izmenjava podatkov (EDI)
Navedeni možnosti, tj. napredni elektronski podpis in elektronska izmenjava podatkov, sta samo primera tehnologij za elektronsko izdajanje računov za zagotovitev pristnosti izvora in celovitosti vsebine. Kadar se pristnost izvora in celovitost vsebine elektronskih računov ne zagotavljajo z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo podatkov, lahko elektronski računi še vedno izpolnjujejo zahteve o postopkih za nadzor poslovanja iz četrtega odstavka 84. člena ZDDV-1 ali izpolnjujejo pogoj pristnosti izvora in celovitosti vsebine na podlagi nadomestne tehnologije (vključno na primer z naprednimi elektronskimi podpisi, ki ne temeljijo na kvalificiranem potrdilu) ali postopka.

Elektronska izmenjava podatkov temelji na sporazumu o izmenjavi strukturiranih podatkov v skladu s Priporočilom Komisije 1994/820/ES in lahko vključuje katero koli standardizirano obliko zapisa. Ne vključuje le oblike EDIFACT, ki je le ena od takšnih oblik zapisa.

2. Katere zahteve morajo biti izpolnjene, da je elektronski račun ustrezna podlaga za odbitek DDV in verodostojna listina za druge davčne vidike

Osnovno vodilo je, da so elektronski računi izenačeni s papirnimi. To določa osmi odstavek 81. člena ZDDV-1. Tudi Zakon o elektronskem podpisovanju in elektronskem podpisu - ZEPEP (Uradni list RS, št. 98/04 - UPB1 in 61/06 - ZEPT) v 4. členu določa, da se podatkom v elektronski obliki ne sme odreči veljavnosti ali dokazne vrednosti samo zato, ker so v elektronski obliki.

Pomembno je le, da se prejemnik strinja z uporabo elektronskega računa in da račun izpolnjuje pogoje, ki so določeni v četrtem odstavku 84. člena ZDDV-1, kar pa je stvar dogovora med izdajateljem in prejemnikom računa, torej na kakšen način in s katerimi tehnologijami bosta zagotavljala izpolnjevanje navedenih pogojev.

Elektronski podpis oziroma varen elektronski podpis ni pogoj za veljavnost elektronskega računa, ker ga ne predpisuje ne ZDDV-1 in tudi ne SRS. Varen elektronski podpis je samo tehnologija, ki nedvoumno zagotavlja pristnost izvora in celovitost vsebine dokumenta. Če tega podpisa ni, je treba z drugimi tehnologijami ali ukrepi zagotavljati predpisane pogoje.

Tudi PDF dokument, poslan po e-pošti, je elektronski račun, ki se mu ne sme odreči veljavnosti zato, ker je bil posredovan po e-pošti. Če ta dokument nima varnega elektronskega podpisa, je treba zagotoviti predpisane pogoje iz četrtega odstavka 84. člena ZDDV-1 na drugačen način, s postopki za nadzor poslovanja, ki zagotovijo zanesljivo revizijsko sled.

3. Nekatera pogosta vprašanja in odgovori
• V povezavi z določbami v zvezi s hrambo računov se postavlja vprašanje, na kakšen način se lahko zagotovi pristnost izvora in celovitost vsebine pri računih, ki so ustvarjeni v papirni obliki, optično prebrani ter poslani in prejeti prek elektronske pošte.
Odgovor:
Pri izdajanju računa ni važno, kako in na kakšen način je dokument sestavljen, ampak je pomembno, da je dokument, ki je posredovan po e-pošti, enak tistemu, ki je bil nato prejet pri prejemniku. Račun je izdan šele takrat, ko je poslan drugi osebi in šele takrat se tudi ugotavlja, ali gre za elektronski ali za papirni račun. Enako je tudi v obratni smeri, torej če je račun ustvarjen z računalniškim programom in nato natisnjen ter poslan v pisni obliki. V tem primeru gre za papirni račun, ne presoja pa se, ali je bila pretvorba iz elektronske oblike v papirno obliko pravilna. Pomembno je, da je dokument v trenutku izdaje pravilen in ustreza poslovnemu dogodku.

Glede hrambe računov je osnovno pravilo, da je treba račune hraniti v svoji izvirni obliki. Vendar tretji odstavek 86. člena ZDDV-1 zavezancem dovoljuje, da lahko račune ne glede na izvirno obliko hranijo tudi na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki. Pri hrambi papirnih računov na mikrofilm ali v elektronski obliki govorimo o pretvorbi izvirnega dokumentarnega gradiva (izvirni prejeti računi) v t.i. zajeto dokumentarno gradivo, ki pomeni pretvorbo izvirnega gradivo v novo digitalno obliko ali mikrofilm. V 31. Členu ZVDAGA* je navedeno, da je vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki enaka posamezni enoti izvirnega gradiva, če sta bila zajem in varna hramba opravljena v skladu s pri državnem arhivu potrjenimi notranjimi pravili, ter če drug zakon izrecno ne določa drugače.

V 8. členu ZVDAGA je določeno, da mora biti zajem gradiva, ki je izvirno v digitalni obliki, urejen tako, da se zagotovi učinkovit zajem za posamezno enoto gradiva (zajem metapodatkov, komunikacijskih podatkov, podatkov za vsebinsko ali oblikovno neokrnjen prikaz, itd.). S tem so izpolnjeni tudi pogoji iz drugega in tretjega stavka tretjega odstavka 86. člena ZDDV-1.

Dokument, poslan v pdf obliki, je elektronski dokument in se praviloma hrani v svoji izvirni t.j. elektronski obliki. Lahko pa se ga v skladu z določili ZVDAGA dokumentira v t.i. zajeto dokumentarno gradivo v novo digitalno obliko oziroma na mikrofilm, pri čemer je treba upoštevati 8. člen ZVDAGA.

V skladu s tretjim odstavkom 86. člena ZDDV-1 pa je možno elektronske račune hraniti tudi v papirni obliki, pri čemer se pristnost in celovitost vsebine računa zagotavlja s postopki za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo revizijsko sled.
• Kako mora biti izraženo strinjanje prejemnika z uporabo elektronskega računa?
Odgovor:
Strinjanje je lahko izraženo na kakršenkoli formalni ali neformalni način - s pisnim sprejemom ali sprejem s tihim soglasjem npr. z obdelavo ali plačilom prejetega računa. Dovolj je torej ustno strinjanje oziroma konkludentno dejanje.
• Ali se lahko računi popravljajo v elektronski obliki (v kakršni so bili izdani) ali tudi v papirni obliki?
Odgovor:
ZDDV-1 v devetem odstavku 81. člena določa, da se kot račun šteje tudi vsak dokument oziroma sporočilo, ki spreminja prvoten račun in se nanj nedvoumno nanaša, ne določa pa, v kakšni obliki morajo biti izdani popravki računov. Vendar pa iz osnovne določbe o enakosti elektronskih in papirnih računov izhaja, da se lahko popravek računa izda v katerikoli obliki, ne glede na to, v kakšni obliki je bil izdan prvotni račun, s tem, da se upoštevajo vse zahteve, kot veljajo za izdajo računa.
• Ali se račun v pdf obliki, poslan po elektronski pošti, šteje za elektronski račun?
Odgovor:
Da, pomembno je le dejstvo, da je bil tak račun izdan in prejet v elektronski obliki.
• Ali se lahko račun, ki je bil prejet po elektronski pošti v pdf obliki, hrani le na mikrofilmu ali ga je mogoče shraniti v javnih mapah v Outlooku ali kjerkoli drugje na elektronskem mediju? Odgovor:
V 8. členu ZVDAGA je določeno, da mora biti zajem gradiva, ki je izvirno izdan v digitalni obliki, urejen tako, da se zagotovi učinkovit zajem za posamezno enoto gradiva (zajem metapodatkov, komunikacijskih podatkov, podatkov za vsebinsko ali oblikovno neokrnjen prikaz, itd.). Navedeno je razvidno tudi iz drugega in tretjega stavka tretjega odstavka 86. člena ZDDV-1. Račune je treba hraniti deset let, zato po ZVDAGA to predstavlja dolgoročno hrambo, pri čemer se po 30. členu ZVDAGA kot digitalni nosilec zapisa šteje takšen elektronski nosilec zapisa, ki zagotavlja vse pogoje varne hrambe gradiva in omogoča večje število prepisov s sedanjih na bodoče nosilce zapisa. Pri hrambi elektronskih računov je pomembno, da se morajo hraniti tudi podatki, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine računa, in to ne glede ali gre za izvirni dokument ali za zajeto dokumentarno gradivo.
• V kakšni obliki se hranijo računi, ki jih dobavitelji dajo na razpolago na spletnih portalih? Do sedaj so se ti računi vedno natisnili in hranili v papirni obliki in v papirni obliki tudi posredovali kot originali.
Odgovor:
V teh primerih gre za elektronske račune, zato jih je treba hraniti v izvirni elektronski obliki oziroma se upošteva določba drugega stavka tretjega odstavka 86. člena ZDDV-1. Ti računi se lahko hranijo tudi v papirni obliki. Če pa se izvirni dokumenti za namene arhiviranja pretvorijo v novo digitalno obliko ali na mikrofilm, je treba pri pretvorbi upoštevati določila ZVDAGA.
• Kdaj se šteje, da je bil elektronski račun prejet?
Odgovor:
ZDDV-1 tega ne določa, zato se za potrebe določanja časa prejema elektronskega računa upošteva določba 10. člena ZEPEP. ZEPEP v prvem odstavku tega člena določa, da če ni drugače dogovorjeno, se šteje za čas prejema elektronskega sporočila tisti čas, ko elektronsko sporočilo vstopi v prejemnikov informacijski sistem. Če ni drugače dogovorjeno, se ne glede na določbo prejšnjega odstavka šteje za čas prejema elektronskega sporočila, če je prejemnik posebej določil informacijski sistem za prejem elektronskih sporočil, čas, ko elektronsko sporočilo vstopi v ta informacijski sistem, ali če je elektronsko sporočilo poslano drugemu informacijskemu sistemu, čas, ko je prejemnik elektronsko sporočilo prevzel (drugi odstavek 10. člena ZEPEP). Na podlagi tretjega odstavka 10. člena ZEPEP določbe prejšnjega odstavka veljajo tudi, če se informacijski sistem nahaja v drugem kraju, ki se po tem zakonu šteje za kraj prejema elektronskega sporočila.
• V praksi se bo lahko zgodilo, da bo isti račun poslan tako v papirni kot v elektronski obliki oziroma bo pomotoma elektronski račun večkrat poslan. Kako je v takem primeru z DDV obveznostjo, če se za isto dobavo izda elektronski in papirni račun ali če se isti račun večkrat pošlje?
Odgovor:
Računi, izdani v elektronski obliki in računi, izdani v papirni obliki, so med seboj enakovredni. V opisanem primeru pomeni, da sta izdana 2 enakovredna, originalna računa. Praksa izdajanja dvojnih računov bi bila po našem mnenju v nasprotju z računovodskimi standardi, ki določajo, da morajo knjigovodske listine (v papirni obliki ali v elektronski obliki) izkazovati poslovne dogodke verodostojno in pošteno. Zato hkratno izdajanje elektronskih in papirnih računov za en poslovni dogodek ni dopustno.

* Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA (Uradni list RS, št. 30/06).

Vir: DURS